E-Rechnung – Fragen und Antworten

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die z.B. als E-Mail oder als PDF erstellt ist und an den Rechnungsempfänger elektronisch übermittelt worden ist. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger der Nutzung der E-Rechnung zugestimmt hat. Wie so oft im Steuerrecht gibt es für diese Zustimmung verschiedene Möglichkeiten. Die Zustimmung kann für den Einzelfall gelten, in allgemeinen Geschäftsbedingungen anerkannt werden oder sogar einfach nur durch die Nutzung und entsprechender Billigung des Rechnungsempfängers gültig sein.

Muss eine E-Rechnung digital zertifiziert sein?

Bis zum 30.06.2011 musste eine E-Rechnung digital zertifiziert sein. Bei jeder Rechnungserstellung musste also ein digitales Zertifikat verknüpft sein, damit der Ersteller der Rechnung eindeutig identifiziert werden konnte. Ab dem 01.07.2011 gilt dieses (für Manche) aufwändige Verfahren nicht mehr. Es reicht seitdem aus, dass zwischen Leistung bzw. Lieferung und der Rechnungserstellung eine nachvollziehbare Verbindung vorherrscht (ein sogenannter Prüfpfad), um eine korrekte Rechnungserstellung zu garantieren. Aha. Wie jetzt? Jede E-Rechnung, die nach dem 01.07.2011 erstellt wurde, benötigt kein digitales Zertifikat des Rechnungserstellers!

Was sind die Voraussetzungen für eine E-Rechnung?

Die wesentlichen Voraussetzungen sind identisch zu denen einer Papierrechnung. Die weiteren Anforderungen bedeuten nur, dass sichergestellt und nachvollziehbar ist, wer an wen was geleistet hat und in welcher Höhe eine Zahlung anfällt. Gleichzeitig sollte noch sichergestellt sein, dass die E-Rechnung nicht nachträglich verändert werden kann. Mehr nicht! 😉 Mit einem verknüpften, digitalen Zertifikat wird diese Voraussetzung pauschal als gegeben angenommen. Es kann im Zweifel also vorteilhaft sein, sich ein solches Zertifikat zuzulegen (wer es noch nicht hat).

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine einfache E-Mail, die alle Anforderungen einer Rechnung erfüllt, kann als E-Rechnung anerkannt werden. Ein nicht veränderbares Dokument im Anhang oder eine Bilddatei reichen ebenfalls aus. Mehr nicht!

E-Rechnung mehrfach versendet

Ebenfalls seit dem 01.07.2011 ist es kein Problem mehr, wenn mehrfach identische Rechnungen ausgedruckt oder versendet worden sind. Normalerweise verstößt ein solches Vorgehen gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, wenn keine Kennzeichnung als Duplikat erfolgt worden ist. Im schlimmsten Fall wurde sogar die zu viel (weil zu oft) ausgewiesene Umsatzsteuer geschuldet. Bei Vorliegen von Identität (mehrfach ausdrucken bedeutet zwangsläufig Identität) der E-Rechnung fällt dieses Problem aber weg. Dennoch sollte man es vermeiden, mehrfach Rechnungen zu verschicken. Nicht zuletzt deswegen, weil der Kunde bei einem solchen Gebaren mangelnde Seriösität oder unsittliches Geschäftsgebaren vermuten könnte. Im besten Falle vermutet der Kunde vielleicht nur eine schlecht organisierte Finanzbuchhaltung.

Aufbewahrungsfrist bei der E-Rechnung

Wer jetzt vermutet, E-Rechnungen ausdrucken, E-Mail löschen ist eine gute Idee – den muss ich hier enttäuschen. Eine E-Rechnung zu löschen und auszudrucken ist nicht nur aus Umweltschutzgesichtspunkten sinnfrei, sondern auch steuerrechtlich verboten. Wie sollte bei einer Betriebsprüfung oder Umsatzsteuernachschau überprüft werden, ob die E-Rechnung überhaupt eine ordnungsgemäße Rechnung ist? Die Aufbewahrungsfristen sind identisch mit den Aufbewahrungsfristen für normale Rechnungen. Das sind mindestens 10 Jahre ab Wirtschaftsjahrende. Eine längere Aufbewahrung gilt aus steuerlicher Sicht nur, sofern die Unterlagen steuerlich noch von Bedeutung sind – z.B. wenn eine Festsetzungsverjährung noch nicht eingetreten ist.

2 Kommentare vorhanden in “E-Rechnung – Fragen und Antworten

  1. Dieses Gesetz bringt den Unternehmen viele Vorteile. Große Einsparungen im Bereich Rechnungswesen sind möglich. Denn elektronisches Rechnungswesen spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten in der Verwaltung. (Quelle: http://www.marktundmittelstand.de/nachrichten/produktion-technologie/sparen-mit-elektronischem-rechnungswesen/ )
    Das papierlose Büro kommt näher. Aber nicht nur die Papierlosigkeit spart Geld, sonder auch die schnelleren Prozesse und das geringere Fehlerpotenzial. Der schnellere Rechnungsbegleichungs-Prozes ermöglicht zum Beispiel die Inanspruchnahme von einem Skonto. Und zugleich wird auch an die Umwelt gedacht.

    Gruß,
    W.

  2. Der Verzicht auf die digitale Signatur war überfällig und letztendlich eine Reaktion auf die gängige Praxis. Denn die aufwendige Verifikation der Signatur, das Abspeichern und Ausdrucken eines mehrseitigen, kryptischen Prüfprotokolls war unverhältnismäßig zeitaufwendig und produzierte im Ergebnis mehr Papier als eine per Post verschickte Rechnung.

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