doppelte Rechnung mit Umsatzsteuer – und nun?

Prinzipiell bedeutet es, wenn auf einer Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen wird, dass sie auch fällig ist.

doppelte Rechnung und Umsatzsteuer - und nun?

doppelt
Quelle: Kai Tholen/pixelio.de

Im Normalfall wird der Unternehmer, der die Rechnung erstellt hat, dem Finanzamt die Umsatzsteuer mitteilen und abführen. Im dem Fall, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (z.B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Bauleistungen o.ä.), geht diese Pflicht natürlich an den Unternehmer über, der Leistungsempfänger ist.

Die doppelte Rechnung

Die übliche Verfahrensweise ist, dass z.B. nach einer Anfrage, Angebot, Bestellung/Beauftragung und der Leistung oder Lieferung die Rechnung erstellt und ausgedruckt wird. Es ist jedoch zwingend notwendig, dass die Rechnung nicht nur einmal ausgedruckt wird, sondern zweimal. Das ergibt sich bereits aus den Pflichten zur Aufbewahrung. Die erstellte Rechnung muss nicht nur beim Empfänger sondern auch beim Aussteller 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt ab dem Datum der Abgabe der Steuererklärung zu laufen. Das zweite Exemplar sollte als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden. Ein Stempel reicht dafür bereits aus.

doppelte Rechnung versendet?

Ihr Kunde behauptet, nichts erhalten zu haben bzw. haben sie aus Versehen zweimal eine Rechnung verschickt? Seit dem 01.07.2011 ist das kein Problem mehr. Durch die notwendigen Änderungen aufgrund der E-Rechnung fiel auch der entsprechende Zusatz im Umsatzsteuergesetz weg, der bei doppelt ausgestellten Rechnungen auch zur doppelten Abführung der Umsatzsteuer geführt hätte. Eine E-Rechnung kann aufgrund ihrer digitalen Beschaffenheit unendlich oft ausgedruckt werden (gut – das ist ein wenig übertrieben), in diesem Fall wäre die alte Regelung extrem gefährlich und auch nicht wirklich unternehmerfreundlich bzw. realistisch.

doppelte Umsatzsteuer

Ein Spezialfall bei doppelten Rechnungen liegt zum Beispiel dann vor, wenn Abschlagsrechnungen vorliegen. Beim Ausstellen der Schlussrechnung sollte darauf geachtet werden, dass die Umsatzsteuer auch nur für die noch nicht abgerechntete Leistung oder Lieferung gilt. Sollten Sie in einem solchen Fall eine fehlerhafte Rechnung erstellt haben, dann müssen Sie die Korrektur durchführen. Wie das geht, habe ich in dem Artikel Rechnung berichtigen – wie geht das? beschrieben.

Ein Kommentar zu “doppelte Rechnung mit Umsatzsteuer – und nun?

  1. Hallo,

    ich habe eine Frage zu doppelten Rechnungen…

    Letztes Jahr hatte ich eine Schulung in Bezug auf DMS und Rechnungsversand… Bei dieser Schulung würde darauf hingewiesen, dass doppelte Rechnungen in Papierform noch immer zur doppelten Abfuhr von Umsatzsteuer führe…

    Ich selbst erstelle jeden Tag Rechnungen (noch als Papier) und es kommt schon mal vor, dass sich Kunden melden, das eben keine Rechnung angekommen sei… Ein erneuter Druck der Rechnung versehe ich immer mit einem Stempel Kopie!

    Meine Arbeitskollegin und ich sind uns da nicht einig, was nun richtiger ist – mit oder ohne Stempel!

    Beim Emailversand gilt eine Rechnung auch nicht mehr als Original, sobald sie nochmals innerhalb eines Unternehmens zwecks DMS archiviert werden soll und weitergeleitet wird…

    Können Sie uns helfen?

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