Rechnungen über Grenzen hinweg

In Zeiten fortschreitender Globalisierung in einem Land eines ehemaligen Exportweltmeisters ist es nicht verkehrt, wenn man die Besonderheiten bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen kennt.

mehrere Flaggen

International
Quelle: clarita / morguefile.com

Was soll erreicht werden?

1. Es soll keine Umsatzsteuer anfallen, weder in dem einen, noch in dem anderen Land.

2. Die Ausgabe soll (soweit rechtlich möglich) als Betriebsausgabe anerkannt werden.

Vorbereitung:

Es wird eine UStID-Nr. benötigt. Beantragen kann man diese beim BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) bzw. kann Sie automatisch bei einer Existenzgründung über das Finanzamt beantragt werden. Am besten sollte man diese Nummer in das Rechnungsformular integrieren, dann kann Sie auch nicht vergessen werden.

Man sollte unterscheiden zwischen „innergemeinschaftlichen Rechnungen“ und „Drittstaaten-Rechnungen“. Das innergemeinschaftliche Gebiet umfasst alle europäischen Länder, die der EU angehören (hier ist eine Liste), Drittstaaten sind alle anderen Länder, also z.B. auch die Schweiz oder Norwegen.

Der Käufer sowie der Verkäufer haben einige Aufgaben, um in das Vergnügen einer Steuerfreiheit zu gelangen. Im Gesetz werden die Buch- und Belegnachweispflichten unterschieden (hier ist oftmals auch von Ausfuhrnachweis zu hören). Das ist teilweise ein wenig unübersichtlich, teilweise gilt ein Beleg als Nachweis für Mehreres. Um das Prozedere zu vereinfachen, gab es Anfang 2012 bereits einen Versuch der Finanzverwaltung mit der Gelangensbestätigung. Das hat allerdings nicht so recht funktioniert. Meine folgende Erklärung soll das Verständnis des Nachweises etwas vereinfachen. Es wird keine Checkliste geben, wo man einfach nur abhaken kann. Da gibt es bereits genug Übersichten im Internet. Z.B. sind auf der Seite der IHK Leipzig einige Merkblätter als Download zur Verfügung gestellt.

Wichtig zu wissen ist nur, was die Finanzverwaltung eigentlich will. Sie will wissen, ob eine natürliche Person, ein Unternehmer, eine Leistung oder Lieferung tatsächlich irgendwohin ins Ausland gebracht hat – und zwar zu wem und wie! Das muss nachgewiesen werden können.

Was wurde geliefert/geleistet? (Beschreibung, Menge, Preis…)

Wer hat geliefert/geleistet? (Name, Adresse, Steuernummer/UStID…)

Wie ging die Beförderung vonstatten? (per Post, per Logistikunternehmen, eigener Fuhrpark…)

Wer hat die Sendung erhalten? (Name, Adresse, UStID…)

Zeitachse (Wann wurde geliefert, Abgang, Ankunft…)

Wenn diese Dinge nachgewiesen werden können, sollte der Beleg- und Buchnachweis in der Regel sichergestellt sein. Üblicherweise kann davon ausgegangen werden, dass nicht jeder Nachweis auf einem eigenen „Zettel“ stehen muss. Für eine optimale Gestaltung empfiehlt es sich, auf wenigen Belegen die gesamten Nachweise zu erbringen. Ein wichtiger Hinweis noch zum Schluss: Prüfen Sie den Unternehmerstatus des Gegenüber! Eine gültige UStID muss zwingend zum Unternehmen passen. Auch hierüber muss ein Nachweis erfolgen (nicht jedesmal neu, sondern einmalig). Das kann z.B. online hier durchgeführt werden.

Ein Kommentar zu “Rechnungen über Grenzen hinweg

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